2024/03/28 独立の専門家に聞く

フリーランスも対応必須？　電子データ保存の義務化と電子帳簿保存法対応を税理士が解説！

2024年1月1日から「電子帳簿保存法」による電子データの保存が義務化されました！

といっても、多くのフリーランスの方は正直「何それ？」と思う方も多くいらっしゃることでしょう。

電子帳簿保存法とは『税務上保存が必要な「帳簿」や「決算書・請求書・領収書」などを、紙ではなく電子データで保存することに関する制度』のこと。

本来、国税関係の帳簿や書類は、紙で保存するのが原則でした。皆さんも、基本は紙で保存していたかと思います。

電子帳簿保存法は、経理のデジタル化を進める制度です。

メリットは、一定のルールに従えばプリントアウトする必要がなく、電子データでの保存を認めてもらえるので紙の保管場所に困らなくなります。

一方で、今後税務調査では電子取引データの掲示を求められるなど、デメリットもあります。

また事務負担が増大するというのが、大きなデメリットかと思います。

ルールに従わず、電子データの掲示を拒否した場合や不備があった場合等には、青色申告の取消しとなることも想定されます。

すべての事業者が対象となりますので、フリーランスの方も対応が必要となります！

今回はフリーランスの方を対象に、電子帳簿保存法について最低限対応しないといけないことを解説します！

先に結論をお伝えします。

相当の理由（人手不足や資金不足、システム整備が間に合わない等）がある場合は、下記さえ対応すればOKです！

・電子取引データを消さずに保存しておくこと
・税務調査などの際に、電子取引データや電子データをプリントアウトした書面を渡せるようにしておくこと

ただ、上記はあくまでも猶予措置なので、原則論もしっかり抑えておきましょう！

フリーランスも対応必須？　電子帳簿保存とは

https://www.jcci.or.jp/2023denchohou.pdf

制度全体像について

電子帳簿保存法は、税法上保存等が必要な「帳簿」や「領収書・請求書・決算書」を、紙ではなく電子データで保存することに関する制度をいい、以下の3つに区分されています。

国税庁：電子帳簿保存制度特設サイト

①電子帳簿等保存【希望者のみ】
会計ソフト等を使用して作成した帳簿や決算書などを電子データのまま保存することを言います。

②スキャナ保存【希望者のみ】
紙で受け取った請求書や領収書、自らが紙で作成した請求書や領収書等、スキャナを活用して保存することを言います。

③電子取引データ保存【対応必須！ただし、例外・猶予措置もあり】
領収書や請求書等をメールやLINE等により電子データで受け取った場合には、その請求書等の写メやPDF等、電子データで保存することを言います。

裏を返すと、例えば今まではLINEで請求書が送られてきた場合、紙に印刷して保管していればOKでした。

今後は、電子データでPDFやスクショといった電子データの形で保存が必要となります。

③電子取引データ保存は、フリーランスの方も対応必須となります！

しかし「絶対に電子取引データを保存しないといけないのか？」「どのように保存すればよいのか、保存要件は？」「どんなデータが対象？」などなど、いろいろ疑問があるかと思います。

この後詳しく解説していきます！

※①電子帳簿保存と②スキャナ保存は、希望者のみなので、今回の記事では説明を割愛します。
詳しく知りたい方は、国税庁の特設サイトをご覧ください。

国税庁：電子帳簿保存制度特設サイト

電子取引データ保存について

電子取引データの対象

まずは「電子取引データ」の保存対象を見ていきましょう！

・従来紙でやりとりしていた場合に保存が必要だった書類（注文書･契約書･送り状･領収書･見積書･請求書など）を、電子データで受信または送信した場合。
※受け取った場合だけでなく、自分から送った場合も保存の対象です。

例）電子メールやLINE等でPDF等の請求書が送られてきた場合

・インターネット上のサイトから請求書や領収書等、取引情報を収受する場合

例）ショッピング通販で購入した備品について、サイトより領収書をダウンロードする場合

国税庁：令和6年1月からの電子取引データの保存方法

電子取引データの保存方法

ただ電子データを保存すれば良いというわけではありません。

原則では、一定の要件を満たすことが求められています。

簡単にいうと、この2つを満たす必要があります。

・データが改ざんできないようにすること（＝真実性の確保）
・データを検索しやすいように保存すること（＝可視性の確保）

詳細が知りたい方は、国税庁の特設サイトをみてみましょう！

保存要件Ⅰ　改ざん防止のための措置

データの改ざん防止という、真実性を確保する観点から求められる要件です。

①タイムスタンプを付与する
②訂正･削除の履歴が残るシステム等でデータの授受と保存をする
③改ざん防止のための事務処理規程を定めて守る

といった方法があります。

保存要件Ⅱ　検索機能の確保

「日付」「金額」「取引先」で検索できるようにする要件です。
以下のような方法があります。

①表計算ソフト等で検索簿を作成する方法
②規則的なファイル名を付す方法

なんだか大変なようにも思えますが、多くの方は、新たなシステム導入等はなくても対応可能です！

国税庁

また、電子データを肉眼で見るためにはモニター・ディスプレイ等に出力する必要があります。

猶予措置について

2024年1月からは以下すべての要件を満たす場合に猶予措置が認められます。
つまり、先ほどの2つの要件について、不要となります！

・保存要件に従って保存できなかった相当の理由があり、所轄の税務署に相当の理由があると認められること（事前の届け出は不要）
・税務調査時に要求されたデータのダウンロードの求めに応じること
・税務調査時に要求された書面の提示または提出の求めに応じられること

＜「相当の理由」とは＞
その電磁的記録そのものの保存は可能であるものの、保存時に満たすべき要件に従って保存するためのシステム等や社内のワークフローの整備が間に合わない等といった、自己の責めに帰さないとは言い難いような事情も含め、要件に従って電磁的記録の保存を行うための環境が整っていない事情がある場合については、この猶予措置における「相当の理由」があると認められ、保存時に満たすべき要件に従って保存できる環境そうした保存時に満たすべき要件が不要となります。
ただし、システム等や社内のワークフローの整備が整っており、電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存時に満たすべき要件に従って保存できるにもかかわらず、資金繰りや人手不足等の理由がなく、そうした要件に従って電磁的記録を保存していない場合には、この猶予措置の適用は受けられないことになります。

国税庁：電子帳簿保存法一問一答　問61