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オフィスに1台あると便利な複合機複合機選びのポイントとは

コピー、FAX、プリンター、スキャナーなど複数の機能を１台でこなしてしまう「複合機」。 各機能の機器を個別に購入するよりも設置スペースも少なくてすみますし、仕事場に複合機を１台導入しておけば、たいていのことは間に合ってしまう、とても便利なOA機器です。 一口に複合機といっても、個人・SOHO向けのA4サイズ対応までのコンパクトタイプから、法人オフィス向けのA3サイズ対応の大型複合機まで、いろいろなタイプの複合機があります。導入するときには、どんなポイントに注意して選べばいいのでしょうか。 複合機選びの大きなポイントは、「印刷ボリューム」と「対応する用紙サイズ（A4サイズかA3サイズか）」になります。 月数十枚～数百枚程度の印刷ボリュームで、A4サイズまでの印刷で間に合うなら、個人・SOHO向けのコンパクトタイプの複合機がお勧めです。価格も3万円～10万円くらいでコストパフォーマンスも高いです。 逆に、一度に大量に印刷をする、月に数千枚の印刷ボリュームがある、またはA4サイズ以上の印刷が必要であれば、法人オフィス向けで大型タイプの複合機のほうが使い勝手がいいでしょう。 大型タイプの複合機は、価格も数十万円～百万円以上になってきますが、リース契約や中古複合機を選択肢にいれることにより、初期費用を抑えることができます。 ※中古複合機を購入される場合は、購入後の機器メンテナンスまで対応してくれるかどうかをしっかり確認してください。 コンパクトタイプか大型タイプかが決まったら、あとは予算に応じて「カラーかモノクロか」、「レーザー方式かインクジェット方式か」、「印刷スピードはどれくらいか」、「両面印刷機能の有無」、「ADF（自動原稿送り装置）機能の有無」、「無線LAN対応か否か」などの仕様を決めていけばいいでしょう。

会社用の固定電話番号やビジネスホンについて

「１人型で起業する予定ですが、携帯電話があるので、会社用固定電話の番号は取得しなくてもいいか」という相談を受けることがあります。 確かに、1人型起業の場合は、外出している方なども多く、固定電話の必要性を感じない方もいらっしゃるかと思います。また自宅の電話番号を会社用として兼用で利用する方もいらっしゃいます。 ただやはり、信用上やリスクの面からまだまだ固定電話の必要性は高いと思います。 例えばホームページを公開するときに、会社用電話番号ではなく自宅電話番号を掲載するのはリスク面から問題があると思います。 今はIP電話などを利用し、安価で電話番号を取得することもできますので、できれば会社用の電話番号を取得することをお勧めします。 また「起業するときに、ビジネスホンは必要でしょうか？」という相談を受けることも多いです。 皆さんお勤めされていた会社では、ビジネスホンを使ってお仕事をされていたと思いますが、１人型起業やSOHOスタイルで、複数人同時に通話する必要性がないのであれば、開業時は家庭用の電話機でも十分事足ります。 逆に、スタッフが複数人いて、2通話以上同時に発信・着信する場合や電話の取り次ぎが頻繁にある場合は、ビジネスホンを導入したほうが使い勝手がいいでしょう。 ビジネスホンもほかのOA機器と一緒で、リース契約や中古機器の利用で初期経費をおさえることができます。 「電話を受ける、電話をかける」という基本的な機能は、新品でも中古品でも変わりはありませんので、個人的には中古ビジネスホンで経費をおさえる方をお勧めします。 ビジネスホンの場合は、家庭用電話機と違い導入にあたり機器構成など多少専門知識が必要になってきますので、OA機器の販売会社などに相談することをお勧めします。

オフィス家具について

自宅兼事務所やレンタルオフィスで起業される方は、すでにデスク・イスなどがそろっていて新規購入する必要がないケースもあると思います。 上記のようなケースは別として、オフィス家具を購入する必要がある場合は、中古オフィス家具やネット通販、大型家具店などを利用すると初期経費をおさえて導入することができます。 ネット通販などで新品購入する場合は、基本的に商品パーツが送られてきて自分で組み立てが必要になります。この作業に時間がかかり、思った以上に組み立てに苦労される方もいらっしゃいます。組み立てに自信がない方は、「家具組み立てサービス」など有料対応のサービス利用も検討してみてください。 起業当初は「なるべく初期費用をおさえたい」とお考えになると思いますし、当然経費をおさえられるところはおさえるべきだと思いますが、自分の「仕事道具」に関しては多少お金がかかってもこだわりたいポイントでもあります。 個人的には、オフィス家具でいうなら、「イス」にはちょっとこだわってもらいたいですね。 特に長時間座りっぱなしの仕事をされる方などは、肩こり・腰痛に悩まされる方が多くいらっしゃいます。 体への負担軽減を考えると「高機能チェア」の導入をぜひ検討してもらいたいところです。 人気の高い商品ですと新品で10万円～15万円くらいすると思いますが、長期視点で費用対効果を考えれば「高機能チェア」には高いお金を出すだけの価値はあると思います。 また、高機能チェアは中古オフィス家具店にもけっこう在庫があったりしますので、「中古品」に抵抗感がない方は、そちらも狙い目です。 長く利用する商品で、安くない買い物ですから、お気に入りの商品が見つかったら、可能であれば実際に店舗やショールームに行って一度試座してみることをお勧めします。 OA機器・オフィス家具は、お勤めされていた会社と同じイメージで一式用意されようとする方が多いですが、1人型・SOHO型で開業する時は、ご自分のオフィス環境にあわせてコンパクトな導入をお勧めします。後から増設していくことは簡単ですので。 導入にあたっては、リース契約や中古商品を上手に利用して、なるべく初期費用をおさえて導入することもぜひ検討してください。 こちらの記事が皆さんの参考になれば幸いです。

会社設立時には様々な準備が必要となります。事前準備がきちんと整っていれば、開業もスムーズになりますので、今回は開業する前に知っておくと安心な事前準備のご紹介をしていきます。

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