突然の大地震や豪雨などの自然災害、最近では新型コロナウイルスの感染拡大など、各企業の事業継続に大きな影響を与える事態が、散見されています。そんな中、事前に準備が必要だと関心が高まっているのが「BCP」です。
これから独立開業して事業を進めていく際、自然災害等による事業リスクに備えておくことは非常に重要です。ただ「BCP」について、言葉は聞いたことはあるが、その準備には何をしたらよいかよく分からない方も多いのではないでしょうか？
ここでは「BCP」とは何か、どのように策定を進めていけばよいのか、ご紹介していきましょう。
事業活動の停止を避け、被害を最小限にする
「BCP」とは自然災害や事故など企業を取り巻くリスク発生時に被害を最小限に抑えて、事業継続または早期復旧を図る計画のことを指します。「Business Continuity Plan」（事業継続計画）の頭文字を取って、「BCP」と呼ばれています。何か緊急事態が発生したとき、重要な事業活動が停止しないように、あるいは停止したとしても被害が最小限に済むように、事前に対応策を計画しておき、万が一のために備えておくのです。
ここでいう緊急事態とは、地震や豪雨などの自然災害を指すことが多いですが、他にも事業存続を脅かすあらゆる不可避な事態を指しています。設備や従業員を巻き込んだ大事故やテロ攻撃、最近発生した新型コロナウイルス感染拡大も緊急事態の対象になります。
事業活動が停止してしまうと、取引先に約束していた製品やサービスの納品ができなくなり、企業としての信頼を失うことにつながりかねません。また、緊急事態への対策が十分にできていないことで、迅速に事業を復旧できない事態も想定されます。そのような事態に陥らないよう、事前に「BCP」を策定し、不測の事態に備えておくことが重要です。
「BCP」策定の3つのステップ
「BCP」を策定するためには、大きく次の3つのステップがあります。
① 中核事業を決めリスクを洗い出す
「BCP」を策定するには、まずBCP策定の目的を確認したうえで、最も大事な事業が何であるかを明らかにします。
事業継続の際に最も優先すべき事業を、BCPでは「中核事業」と呼びます。中核事業は、その企業が何を大事にしているかによりますが、「売り上げが最も大きい事業」「納期などの遅延が及ぼす損害が甚大な事業」などが挙げられます。あるいは、人手や情報、物資などのリソースが平常時より極めて少ない状況で、なお優先して継続すべき事業は何かという視点で確認します。
そのうえで「リスクの洗い出し」を行います。
事業継続するうえで「起きたら困ること」「リスク」が何であるのかを明確に言語化しておかないと、具体的な対策や対処法を導き出すことはできません。この段階で想定されるリスクをすべて書き出す作業が重要です。
② リスクに優先順位をつける
リスクをすべて洗い出したら、そのリスクに優先順位をつけます。
想定されるすべてのリスクに対応するのは、現実的とは言えません。災害時の限られたリソースを効果的に投入するため、どのリスクから優先的に対応するかを決めておきます。
優先順位をつける際は、リスクの発生頻度と深刻度で見ます。どれぐらいの頻度で発生しうるのか、実際に起きた場合にどの程度の損失が発生するか、という2通りの軸で総合的に判断することが大切です。
③ 実現可能な具体策を決める
優先度の高いリスクを絞りこんだら、具体策を策定します。
BCPでは誰が指揮を執り、誰がその指示を受けて実際に行動するのか、など細かいところまで具体的に決める必要があります。個々の災害に対して細かく具体的な内容を策定しておかないと、緊急時に迅速な対応が難しくなります。
実際には災害発生から平常時に戻るまでのタイムスパンを大きく3段階に分け、「人的リソース」「施設・設備」「資金調達」「体制・指示系統」「情報」の5つの視点で細かい内容を決めていきます。
最初から完璧を目指さず、適切な計画策定を
ここまで、「BCP」とは何か、どのように策定していくのかについてご紹介してきました。
「BCP」の策定では、最初から完璧な計画を目指さないことが大事です。
災害は、いつも不意に起こるものです。最初からあらゆる事態を想定して、起こりうるすべてのリスクを網羅した完璧な計画を立てることは、ほぼ不可能です。完璧を目指すあまりBCPの完成が遅れ、肝心の災害時に準備が間に合わず使えないようでは意味がありません。自社にとって必要なものから優先し、少しずつでもよいので、できる範囲から策定を進めていきましょう。
また従業員に「BCP」で策定した対応を説明し浸透する際にも、具体的な対応策を定期的に見直した際にその都度伝えるようにし、より効果的な内容にブラッシュアップしていく必要があります。
新型コロナウイルスのような感染症も、東日本大震災などの自然災害も、いつ襲ってくるのか予期できません。平時からこうした事態に備えてBCPを策定・運用しておくことで、不測の事態が発生してもビジネスの停止などの問題を回避できるようにしておきましょう。
