社員のマイカー通勤。ガソリン代はどう経費計上する？

交通費の中でも、バスや電車は料金が決まっているため清算しやすいのですが、車で出勤や移動を行った場合の経費計上は少し特殊です。特にプライベートでも使用している車のガソリン代は、全額をそのまま請求するというのは経理上ほぼできないといってよいでしょう。では、社員が車で移動した場合、どのようにして経費計上を行うのがよいのか、計算方法や経費の考え方をご紹介してきます。

１　社用車使用時の経費の考え方

企業の中には社用車を用意している会社もあるでしょう。たとえば、営業の多い会社であれば、社用車に企業ロゴなどを付けておくと、走行中、会社の宣伝にもなります。営業所間の移動用に社用車を利用する企業もあるようです。
ごくまれに、社用車を自宅で保管するというケースもあるかもしれませんが、多くは会社の敷地内や契約している駐車場などに保管していることと思います。社用車を仕事のためだけに使用している場合は、全額経費として計上します。そのため、ガソリン代は、そのまま経費として計上できます。もちろん、自動車の維持に関わる自動車税、自動車重量税、自動車の保険料なども全て経費となります。

２　自家用車で通勤・移動をする場合

社用車の場合は、基本的にガソリン代をそのまま経費として計上することができるということをご紹介しました。問題なのは、プライベートと仕事の両方で使用している場合です。社用車ではなく、社員が自家用車で通勤や移動を行っている場合は、こうした問題が出てきます。
個人事業主の場合は、社用車として使用している割合を出してガソリン代などを按分ということになりますが、会社の場合は現実的ではありません。どのくらいの割合で社用車として使用しているのかは会社が把握しきれない事項ですし、個別に対応すると、複雑になってしまうからです。そのため、通常、会社では就業規則などで、ガソリン代を含む交通費の計算方法を定めています。

３　走行距離をもとに交通費を計算する方法

おそらく多くの会社で用いられているのが、あらかじめ1リットルあたりのガソリン代を定めて、走行距離で費用を計算するという方法になると思います。車によって燃費が異なりますので、先に1リットルあたりのガソリン代を会社で定めておくと公平感があり、算出しやすいのがメリットです。
計算の目安としては、1キロメートルあたり10～20円を目安に考えると良いかもしれません。ただし、ガソリン代は世界情勢などによって大きく変動する可能性もありますので、間をとって車種に関係なく、一律15円などと定めるのも良いのではないでしょうか。たとえば、30キロメートル走行した場合は、30キロメートル×15円で450円の精算になります。通勤も同様で、片道5キロメートルの距離を20日通勤したとすると、5キロメートル×15円×20日×2（往復分）で3,000円の支給となります。

４　自己申告制で計算する方法

ほかにも、レシートをもとに申告制で計算するという方法もあります。たとえば、仕事用として事前にガソリンを補給し、その分だけを社員に申告してもらうというものです。レシートでなくとも、カードを支給して清算を行うという方法もあります。

５　ガソリン代の範囲

自己申告制の場合は、水増しした支払請求もできてしまいます。そこで、多くの会社ではガソリン代を含め、通勤に関わる交通費に上限を設けていることがほとんどです。たとえば、通勤にかかる交通費の支給は、1カ月2万円までとするなどです。細かいことですが、ガソリン代での支給があいまいになっている場合は、しっかりと整備をしたいものです。
なお、会社によっては通勤にかかる距離が短い場合はガソリン代を支給しないということもあります。そこで、1つの目安となるのが片道2キロメートルを超えているかどうかです。
下記の図のように、国税庁では、マイカー通勤などに関する非課税額の限度額を定めています。片道2キロメートル以下であれば全額課税になるというのがポイントで、全額課税ということは、超えた分が全額給与として扱われるということです。会社で交通費を考える際は、こうした非課税や課税部分を目安にしてみてはいかがでしょうか。

※引用元はこちら（国税庁）

６　さいごに

ここまで社員が使用したガソリン代についての考え方をご紹介してきました。計算方法はいくつかありますが、大切なのはやはりルールが一貫しているということです。年度中に計算方法を変えるというのはご法度です。計算方法がしっかり確立していない場合は見直しを行い、変更するような場合は、翌年度から変更を行うようにしましょう。また、計算方法については、社員も把握できるように、社内全体に告知しておくとよいでしょう。

【PR】この記事を読んだ人におすすめ

マネーフォワード クラウド確定申告

無料の確定申告自動化ソフト マネーフォワードは、無料で始められてMacにも対応のクラウド型確定申告ソフトです。青色申告や白色申告に対応。確定申告書Bや青色申告決算書、収支内訳書など確定申告必要書類の自動作成が可能です。