年末年始の整理術

ビジネス書著者で商品開発コンサルタントの美崎栄一郎です。仕事術に関する著作をたくさん書いていますが、アントレStyle Magazineでは、「経営者のための仕事術」について、実践できるノウハウや考え方をお伝えしたいと思っております。

今回は、新刊の『面倒くさがりやの超整理術』から年末年始にぴったりな経営者向けの内容、名刺、書類、PCのデスクトップ＆ファイルの整理、の３つを詳しくお話ししたいと思います。

名刺の整理

名刺は整理するだけでは価値になりません。ですから、｢Eight｣などのアプリを導入しましょう。無料版でも十分役に立ちます。整理する時間が圧倒的に減り、名刺を活用する時間が生まれます。

例えば｢Eight｣の場合、有料版（年4800円）だと名刺の中の情報項目を多く入力してくれたり、名刺データのダウンロードができたりします。私はサービスへの応援の意味も込めて有料版にしていますが、ご自身の必要な機能にあわせて選べばよいでしょう。

スマホで写真を撮る方法か、Scansnapというドキュメントスキャナーを使う方法がありますが、名刺の枚数が多い方はドキュメントスキャナーを導入したほうが圧倒的に楽になります。私はドキュメントスキャナーを導入しています。労力が減ると思えば、安い投資です。

名刺を置く、ボタンを押してスキャン、という２つの手順だけで名刺が全て使える情報になります。

そして年末に名刺の整理をしたら、提携の挨拶メールを作って送りましょう。

2018年の近況を書いたものなど、です。定型文で作ってOKです。年賀状だと思えば、同じでも抵抗ないですよね？

冒頭部分くらいを相手先の人に合わせて変えるくらいでも充分ですから、この機会にご無沙汰している人にご挨拶してみましょう。「Eight」やドキュメントスキャナーを使えば名刺の整理自体は短時間で完了するはずですから、生産性のある時間として、メールを送るところまでやってみてはいかがでしょう。

書類の整理

年末という良い機会に無駄な書類を整理したいところですよね。たいていの整理術の本には「捨てろ」と書かれていますが、仕事の書類は、けっこう捨てるのに勇気が要ります。あとから使うかも･･･と、今までの経験上、思ってしまうからです。今は要らなくても、将来参考にするかも、必要になるかも、と不安になってしまうのです。

手軽にやろうと思うと、スマホで写真に撮っておくことです。現在のスマホは写真の解像度が高いので、書類の中の文字も読むことができますから、スマホで写真を撮って紙の書類は捨てれば、不安なく一気に片付きます。スマホの写真の整理は、｢Googleフォト｣などが便利だと思っています。

そして書類は、画像検索では見つけにくいので、「2018年断捨離書類」のようなアルバム名をつけて保管しておくと、その中から探せばよいので使うときに見つけやすいと思います。

ドキュメントスキャナーを導入している人は、ドキュメントスキャナーのOCR機能で、自動的に読み取ったテキストの入ったPDFファイルにするのがオススメです。それを｢Evernote｣に自動的に保存するようにすれば、容量もほとんど気にせず、検索できる自分用のデータベースの出来上がりです。

｢Evernote｣で管理しない場合は、PDFを｢Google one（旧Googleドライブ）」にPDFファイルを入れておくと便利です。｢Google one｣では、ファイルの中身のテキストまで全文検索の対象になりますから、目的の書類をあとから探すのに便利です。｢Evernote｣でも同じようにファイルの中身のテキストまで全文検索の対象になります。

PCのデスクトップの整理

PCのデスクトップには何も入れないようにするというのがパソコンの動作を速くするためには効果的なのですが、ついついファイルを置いてしまいがちです。

その傾向が強い人は、デスクトップの並び方を追加日で整列という日付順に並ぶようにしてみてください。すると、使っていないファイルがどんどん押し出されていきますし、右上のウィンドウにも隠れない位置のベストポジションには最も頻度の高いファイルが並びます。

フォルダーに分けてファイルを整理するときのコツは、細かく分けずに､プロジェクトは1つのフォルダーに入れておくくらいのざっくり管理でOKです。昔はファイルの中身まで検索できませんでしたが、今はデスクトップ検索でファイルの中身の文字まで含めて検索できますから、目視で探せなくても大丈夫です。

フォルダー分けというのは目視で探すためにやっていた、紙の書類をファイルやバインダーで整理していたときの名残です。システムが古かったときはできませんでしたが、今は全文検索できますから、目の前の雑然としたデスクトップを整理しちゃいましょう。

クラウドでファイルを管理したい人は、｢Google one」に入れてください。同じように、全文検索できます。ドロップボックスはファイル名でしか検索できませんでしたが、｢Google one」は中身まで検索対象なので、目的のファイルを目視で探す必要がなくなりました。

年末年始の整理術

年末年始ということで、この機会に整理をしようと思った人のヒントになれば、幸いです。日本人の文化は、掃き清めるという習慣があります。神社の参道や仏閣の境内の落ち葉などをすべて綺麗に片づけてしまうのは日本流です。ヨーロッパなどでは、落ち葉を敢えて残していますよね。どちらも美しい風景ですが、この年末の機会は、日本文化に合わせて、掃き清めてみてはいかがでしょうか？

商品開発コンサルタント・ビジネス書作家
美崎栄一郎

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【経営者のための仕事術】整理が面倒くさいと思っている人のための整理術