フリーランスが経費にできるもの・できないものとは？

フリーランスになると、会社員とは違い、毎年確定申告をしなくてはいけません。その際、事業にかかった経費を費用として計上します。雇用されている会社員にはない、フリーランスならではの経費計上作業ですが、経費にできるものとできないものが存在します。それぞれどんなものなのか、必要な書類とあわせて紹介します。

経費とは？

経費とは、事業を営むために必要な費用のことを意味します。仕事で使うためのパソコン、ソフトウェア、ツールなどの購入費、オフィスの家賃、取引先までの交通費及びガソリン代、打ち合わせする際にかかった費用などが、「経費」に該当します。

事業所得、不動産所得、雑所得を計算する際には仕入れにかかった費用、販売費、管理費などが経費として認められます。もちろん、その他にも業務を遂行するうえで必要になった費用についても同様に認められます。

フリーランスが確定申告をする際は、【事業収入 － 経費 ＝ 所得】で算出された所得に対して課税される所得税を支払います。

フリーランスが経費を計上するためには証明書類が必要

事業を営むために必要な費用を計上するには、対象の出費が経費に該当するものであることを証明する書類が必要です。証明書類として代表的ものは決済した際に受け取った領収書やレシートです。

もちろん、経費として認められるかどうかは事業を行うためのものかどうかによって決まりますが、領収書やレシートの受け取りを忘れてしまうと証明書類がないため、経費計上ができなくなってしまいます。フリーランスになったら、日頃からレシートや領収書を受け取り、きちんと保管する習慣を身につけておくことをおすすめします。

証拠書類に必要な項目とは

法律上、レシートや領収書には決まった形式がありません。しかし、経費計上をするための証拠書類として認めてもらうためには、一般的にいくつかの項目の記載が必須になります。

・支払いが発生した日付
・支払った人の名前または会社名
・支払金額
・購入した商品
・支払いを受けた人の名前または会社名及び所在地

証拠書類になるものとは

中には領収書を紛失してしまったり、入手できなかったりする場合もあります。このような場合には、支払いがあったことを客観的に証明できる書類を用意することでレシートや領収書のように証拠書類として認めてもらえるケースもあります。

クレジットカードでの支払いをした際には、領収書の代わりにクレジットカードの利用明細を証拠書類として提出することが可能です。他にも代金をATMで振り込んだ際には、そのときに発行された振り込み明細書を請求書や納品書と一緒に保管することで証拠書類にできます。

レシートや領収書を発行してもらうのが難しい場合には、出金伝票を証拠書類として提出しましょう。

交通系ICカードなどの場合は、webやアプリなどで履歴が確認できるので、それを証拠とすることができます。

いざというときに不安にならないよう、どんなものが証拠書類になるのかチェックしておきましょう。

・レシート
・領収書
・納品書
・出金伝票
・クレジットカード利用明細
・ATMの振込明細書や通帳の記録
・インターネット通販の購入確認メール（印刷）
・パーティーや冠婚葬祭の案内状
・祝儀袋や不祝儀袋の表書き（コピーでも可）

フリーランスが経費に計上できるものとは

フリーランスが経費に計上できるものには、どのようなものがあるのでしょうか。出費を経費に計上できるからと言って、何でもかんでも経費計上できるわけではありません。基本的に、事業を行う際に必要となるものが経費計上できるものとなります。

具体的に、どのようなものが経費にできるのかチェックしていきましょう。

事業関連性を主張できるもの

フリーランスが経費に計上できるか判断するうえで指標となるのが、正当な事業関連性を主張できるものである点です。確定申告をして税務署から「この出費は経費として証明できますか」と聞かれた際に、客観的に明らかに事業に必要な経費であることを証明しなくてはいけません。

例えば、仕事で英語が必要なことが明白な場合、英会話レッスンの授業料や教科書を経費に計上することができます。他にも、業界に関する知識の習得やスキルアップのために必要な教材の購入費用は経費にできます。

飲食代の場合、取引先や見込み客の誰と、どんな必要性があって飲食費が発生したのかを明確に説明できなくてはいけません。

フリーランスとしての仕事に関係のない出費であれば、経費計上はできないので、注意しましょう。

経費として常識の範囲内の金額であるもの

不自然に出費額が大きいと、税務署からどのような用途で出費が発生したのか指摘を受ける可能性が高まります。この金額は、あくまで常識の範囲内となるため、フリーランスだから何円までが経費とできるなどの決まりは定められていません。

例えば、年間の売り上げが600万円のフリーランスが接待交際費として2万円程度の経費を年に数回、計上している場合には適切とみなされる可能性が高いです。しかし、数十万円を一度の接待交際費として計上していたら、それは不自然な支出として指摘を受ける可能性が高まります。

フリーランスが経費に計上できないものとは

フリーランスが確定申告で経費計上できないものとは、具体的にどのようなものでしょうか。意外と間違えやすいものもあるので、要チェックです。

生活や健康管理のための出費

フリーランス自身の給与、年金、保険料などは経費計上ができません。

フリーランスには福利厚生の概念はありません。トレーニングジムやヨガ教室などの会費、健康診断や人間ドックの費用などは経費に計上することができないので注意しましょう。

ただし、従業員がいる場合、従業員分の給与や健康診断の費用は経費として計上することができます。

私的な買い物や飲食代

事業とは明らかに関係のない私的な買い物や飲食代については経費計上できません。プライベートで支払った飲食代、教材費、交通費などは経費計上できないものとなります。

「私的な目的の出費だけど経費にできそう」と、経費計上すると税務トラブルになるので、経費として計上しないようにしましょう。

個人として納める税金

住民税や所得税などの税金は、事業に関係なく個人として収めるものです。そのため、経費として計上することはできません。

ただし、事業のために支払った印紙税や個人事業税については経費としての計上が可能です。

家族への給料

家族に仕事を依頼していて給料が発生する場合、経費としての計上はできません。

経費として計上したいのであれば、開業届を提出し、青色申告を行いましょう。そして、家族を青色事業専従者として届け出ることで、給料を経費にすることができます。

資産として減価償却できるもの

フリーランスとしての事業を営むために購入した10万円未満の備品については、その年に全額経費計上ができます。その一方で、10万円以上のものについては固定資産税として計上し、法定年数に応じた減価償却費としなくてはいけません。

スーツなど衣料品代

仕事着だから経費として計上できそうなスーツですが、これは普段着としても使えるため経費として認められにくいです。仮に業務にだけ使う明確な説明ができる場合には経費として例外的に認められることもあります。判断に迷う場合は税務署で相談してみましょう。

接待交際費の飲食代

接待交際費は経費として認められますが、これは一次会までと限定されています。二次会以降の飲食費については、相手が取引先や見込み客であったとしても経費としては認められません。

経費にできるもの・できないものを理解して確定申告をしよう

会社員だと気にすることもない確定申告ですが、フリーランスになると毎年必ず実施しなくてはいけません。業務にかかる出費に関しては経費として計上できるので、きちんと証拠書類となる領収書を日ごろからきちんと管理しておきましょう。

フリーランスとしてどのような事業をしているのかで、出費を計上できるかどうか変わります。何が経費にできて何はできないのか、理解したうえで経費計上をし、正しく確定申告を行いましょう。