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法人の交際費と異なる個人事業主の接待交際費

法人の交際費と異なる個人事業主の接待交際費

事業を営んでいると、得意先や取引先などと飲食をしながら打ち合わせを行うことや、お中元やお歳暮などで品物を贈ることもあります。このような費用を接待交際費、と呼んでいます。

交際費や接待交際費は事業の経費として、どのようなものでも金額に関わらず経費として計上することができるのでしょうか。実は、交際費には経費として認められるものと、認められないものがあります。

また、法人の交際費と個人事業主の接待交際費では、考え方に違いがあります。

どのような違いがあるのかも、確認していきましょう。

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交際費とは

国税庁のWebサイトでは、「交際費等とは、交際費、接待費、機密費その他の費用で、法人が、その得意先、仕入れ先その他事業に関係のある者などに対する接待、供応、慰安、贈答その他これらに類する行為のために支出するもの」と記載されています。

つまり、交際費は得意先や仕入れ先などと円滑な関係を築き、今後、事業を発展させるために行う支出であり、具体的には得意先や取引先との接待に伴う飲食費や、旅行や観劇への招待、お中元やお歳暮などの贈答のために支出する費用が交際費となります。

「No.5265 交際費等の範囲と損金不算入額の計算」(国税庁)

個人事業主には交際費の限度がない?

個人事業主と法人とでは、交際費を経費として計上できる金額、つまり損金算入できる額に違いがあります。

法人の場合は、原則として、交際費を経費として損金算入することはできません。しかし、それでは事業の発展につながらないこともあるので、特例が設けられています。特例では、決められた額までの交際費については損金として算入できます。損金算入額は会社の規模により以下のように決められています。

(1)期末の資本金か出資金が1億円以下の法人の場合

「年間800万円まで」または「飲食費の50%まで」の、いずれかを選択して損金として算入することができます。

年間の接待飲食費の50%が800万円、つまり年間の接待飲食費が1600万円を超えない場合は、年間800万円まで損金算入できることになります。

(2)期末の資本金か出資金が1億円超100億円未満の法人の場合

飲食費の50%を交際費として損金に算入することができます。

(3)個人事業主の場合

交際費の限度額がなく、すべてを経費として計上することが可能です。

では、個人事業主の交際費は、どの程度の金額だと妥当といえるのでしょうか。

事業の業種や形態、事業規模により異なりますので、いくらまでなら問題がないというようなはっきりとした金額はありません。

なお国税庁が毎年発表している「会社標本調査」には、交際費等支出額の記載がありますので、一つの目安として参考となるかもしれません。2023年3月現在で最新の「会社標本調査」は「令和2年度分統計表」で「第6表 寄附金、交際費等」(P.117)に掲載があります。

「会社標本調査 年分(年度分)別リンク」(国税庁)

個人事業主の交際費を経費にできるかどうかの基準

個人事業主の支出は法人と比べて事業とプライベートが曖昧になりやすいです。経費にすべきかどうかの判断に悩むことがある方も多いでしょう。

国税庁では、以下のように経費を定義しています。
「事業所得、不動産所得および雑所得の金額を計算する上で、必要経費に算入できる金額は、次の金額です。

1.総収入金額に対応する売上原価その他その総収入金額を得るために直接要した費用の額
2.その年に生じた販売費、一般管理費その他業務上の費用の額」

一般的に、経費として計上できるかどうかの判断基準は以下です。

1.正当な事業関連性を主張できる
2.経費として常識の範囲内の金額である
3.個人事業主自身のための出費ではない

それぞれについて、詳しく解説していきます。

「No.2210 やさしい必要経費の知識」(国税庁)

1. 正当な事業関連性を主張できる

交際費を経費として計上するための1つ目の判断基準は、税務署から「事業に関係する経費であることの証明」を求められた際に、客観的に事業に関わる費用であると証明できるかどうかです。

飲食代を接待交際費とした場合、取引先または見込み客の「誰と」「どのような必要性があって」飲食をしたのかを明確に説明できなければいけません。

発行された領収書を保管する際には、「打ち合わせ」「営業」などと支出の理由を書き添えておきましょう。経費に計上する理由や必要性を記載して取りまとめておくことで、後からでも説明しやすくなります。

2.経費として常識の範囲内の金額である

交際費を経費にしても良いかどうかを判断するための2つ目の基準は、経費として常識の範囲内の金額である必要があります。事業に関わる支出であれば経費として計上でき、個人事業主の経費に上限はありません。しかし、支払った金額が売り上げ規模に対して大きすぎるなど妥当性に欠ける場合、税務署から指摘を受ける可能性があります。

例えば、事業の年間の売り上げが500万円で、1回2万円程度の接待交際費を1年間に数回出費したとします。この場合は、経費として常識の範囲内とみなされる可能性が高いでしょう。

しかし、同じ売り上げの個人事業主が1回10万円以上の接待交際費を毎月、出費していたとします。この場合、この交際費は不自然な出費としてみなされ、税務署から指摘が入る可能性が高まるでしょう。

3. 個人事業主自身のための出費ではない

交際費として経費計上するための3つ目の判断基準は、個人事業主自身のための出費ではないことを証明できるかどうかです。

書籍を購入した場合、業務に関する書籍や企画のための資料として使うのであれば「新聞・図書費」などの項目で経費にできます。また、英会話講座の授業料も業務内容などから英語の使用が明らかであれば「研修費」として計上できるケースもあります。

このように、どのような場合でも事業に関する出費や収入を得るための出費であることを客観的事実として明確に証明できれば経費計上が可能です。

経費の計上に必要な証拠書類

事業を営む上で発生した費用を経費として計上するためには、経費に該当することを客観的事実として明確に裏づける証拠書類を準備する必要があります。どのようなものが証拠書類になるのかご紹介していきます。

証拠書類(証憑)として必要な項目

取引先や物品を購入したお店が発行する領収書やレシートが代表的な証拠書類となります。

領収書やレシートには法律上の決まった形式はありません。ただし証拠書類とするためには、一般的に下記の項目が記載されている必要があります。

【証拠書類に必要な項目】
•支払った人の名前や会社名(宛名)
•支払った金額
•但し書き(具体的な支出内容)
•支払いを受けた人の名前や会社名と所在地
•支払った日付

領収書の代わりとなる書類

しかし、領収書を紛失してしまったり、入手できなかったりした場合や、バス・電車代や慶弔費など領収書が発生しない出費も中にはあります。このような場合でも客観的に支払いを証明する書類があれば、証拠書類の代わりとして認められることがあります。

例えば、クレジットカードを利用した場合であればクレジットカードの利用伝票が証拠書類となります。請求書や納品書とセットにしておけば、ATMで支払った際に発行された振込明細書も証拠書類となります。交通系ICカードを利用した場合には、交通系ICカードの利用履歴を印刷することで交通費として計上することが可能です。

経費の証拠書類として認められる書類には、領収書とレシートのほかに以下のようなものがあります。

【証拠書類として認められる書類】
•納品書
•出金伝票
•クレジットカードの利用伝票
•ATMの振込明細書や通帳の記録
•インターネット通販の購入確認メールのプリントアウト
•パーティーや冠婚葬祭の案内状
•祝儀袋や不祝儀袋の表書きのコピー など

領収書やレシートは少額でも忘れずに受け取る習慣を日頃から身に付け、月別にファイリングしておくと確定申告をする際に便利です。後から必要になったときに自分が管理しやすいよう保管しておくと、スムーズに見付けられます。

交際費になるものと、ならないものの例

(1)交際費になるもの
得意先や取引先との接待に関する飲食費などは、交際費に該当する支出なので、交際費となります。

交際費として計上できるか否かは、事業に関係する支出であるかどうかで判断されます。事業に関連する支出というのは、直接的な得意先や取引先との接待が主な支出となりますが、これだけには限らず、事業上、有益となる情報を得るためであれば間接的に関係する方との接待も交際費に含めることができます。

もちろん、現在は取り引きがなくても将来的に得意先や取引先になる可能性があるのであれば、その方との飲食も交際費となります。

支出項目としては、飲食店などで接待する費用、旅行や観劇などに招待する費用、お中元やお歳暮、結婚祝い金や香典などの贈答費が交際費にあたります。

交際費を計上する際には、領収書に相手先などを記録しておき、交際費に該当する理由が説明できるように準備しておきましょう。

(2)交際費にならないもの
家族などの身内やプライベートで個人的な付き合いで支出した飲食費は交際費にはなりません。

飲食店での支出以外にも旅行や観劇などでも、事業に関連のないものは交際費の定義には当てはまりません。

そのほかにも福利厚生費や会議費、広告宣伝費や取材費など、事業利益を出すための行為ではないと判断される支出については、交際費以外の科目となりますので注意が必要です。

個人事業主には交際費を計上する限度額はありませんが、事業関連の支出であればどんなものでも交際費として計上できるということではなく、交際費として認められないものもあります。

例えば、領収書を見て使用の用途が不明瞭であるものや、明らかに売り上げと見合わない多額の支出は交際費として認められません。

まとめ

個人事業主は法人と異なり、接待交際費に上限は設けられていません。

そのため、個人事業主が交際費を経費として計上する際に気を付けておきたいのは、飲食代や贈答代が、個人的な支出だと疑われないよう事業に関する支出であると説明できる準備をしておくことです。

個人事業主が交際費を計上する際は、誰と会食したのかなどを明確にしておくことが大切です。普段から、記録しておくようにしましょう。

<監修>
村上 年範さん/クレディ・テック株式会社 代表取締役
金融商品や不動産を活用した経営コンサルティングを得意とし、前職のプルデンシャル生命保険株式会社在籍時より担当したクライアント数は年間200社にのぼる。2013年クレディテック株式会社設立。金融と不動産を軸とし、税務・法務の観点から知識提供を行う、資産形成および財務のコンサルティングサービスを展開。海外不動産についても強いコネクションと発信力を持ち、これまでの取扱高は150MM以上。現在、「幻冬舎GOLD ONLINE」にて、幅広い資産形成ノウハウを連載中。

【村上年範 運営】金融・不動産にまつわるYoutubeチャンネル
https://www.youtube.com/channel/UCDq3bojqCvTnRXKu7Aur_Kg

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PROFILE

ちはる

大手IT商社でプロダクトプロモーション担当を経て、 WEBコンテンツ制作会社に転職し、ライターとして所属。その後、独立し、現在はビジネス・不動産関連の記事を主に執筆。

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