IT、ICT、IoT、AIなどデジタルテクノロジーの進化によって、現代では多くの作業が効率＆自動化されるようになりました。特にリアルタイムで複雑に変化していく数字をデータで一元管理できる会計システムや在庫管理システムなどの基幹システム、業務システムは企業にとって欠かせない存在となってきています。
今回は、基幹システムと業務システム、ERPの違いを改めて解説し、導入のメリットやポイントについて紹介していきます。
基幹システムとは？
基幹システムとはどのようなものでしょうか？
実は一般的に基幹システムと呼ばれるものは、ある特定のシステムを指すわけではありません。基幹システムとは文字通り、それぞれの企業にとって「経営上必要不可欠な業務システム」のことを意味します。
具体的に説明しましょう。
世の中には無数のビジネスと企業が存在し、担っている役割や指標もそれぞれです。そのため、企業経営において必要不可欠なシステムも企業によって異なります。製造業を例に挙げると、在庫管理、仕入管理、販売管理が経営に直接影響します。つまり製造業にとっては、在庫管理システム、仕入管理システム、販売管理システムなどの業務管理システム（もしくはそれが一体となったもの）が基幹システムといえるのです。
つまり基幹システムは、企業のメイン業務の違いによって変化するということになります。下記は主な基幹システムの分類になります。
•生産管理システム
•顧客管理システム
•販売管理システム
•在庫管理システム
•人事管理システム
•営業支援システム
•財務会計システム
•給与管理システムなど
これらは企業によって、基幹システムにもなりますが、一方で業務システムともなりえます。
何が違うのか？
「経営上不可欠なシステム」である基幹システムに対し、業務システムは「業務を円滑に遂行するためのシステム」とも定義されています。しかし、前述したように企業によってどのシステムが基幹となるか、は異なりますので、厳密に言うと業務システムとは「基幹システム以外のシステム」と言えます。
ERPとは？ 基幹システムと業務システムとの違い
これまで基幹システムと業務システムについて説明してきました。ここでは両者と同列で語られることが多い「ERP」について解説します。
ERPとは「Enterprise Resources Planning」の略称で、「基幹系情報システム」「総合基幹業務システム」と訳されることが多いです。これまで説明してきた基幹システムや業務システムは、従来はそれぞれが独立したシステムであったため、各システムの連携がビジネス上の課題・弊害となっていました。
ERPでは、基幹システム、業務システム、情報システムなど経営に必要な情報をオールインワンで管理することが可能です。また各拠点、各部門に点在している情報についてもシームレスかつタイムリーに把握することができるため、経営者にとって経営状態を可視化できる大きなメリットがあります。
元来、ERPは生産管理の手法から発展しました。生産管理の手法のひとつにMRP（Material Requirements Planning＝資材所要量計画）というものがあります。そのMRPに改良が加えられ、人員計画、物流計画までカバーできるようになったシステムであるMRP2（Manufacturing Resource Planning＝生産資源計画）が生まれ、さらに改良されたあらゆる経営資源を一元化する考え方がERPと言われています。現在は、テクノロジーの進化によってソリューションそのものを指すことが多くなっています。
ERPを導入している企業にとっては、「基幹システム＝ERP」ということが言えます。
基幹システムを導入するメリットとは？
では、基幹システムを導入するとどのようなメリットがあるのでしょうか。
近年は、ビジネス環境の急速な変化と労働人口減少における人手不足の点から中小企業でも導入する企業が増えてきています。細かく分解するとメリットは多岐にわたりますが、企業の課題をクリティカルに解決する点において以下に大別できます。
①業務効率化・省人化・標準化
在庫管理、販売管理、仕入管理から給与管理、人事管理、勤怠管理などのバックオフィス業務は、ルーティンワークの割合が多い上に、ミスが許されないという特徴があります。加えて、中小企業にとっては属人化しやすい業務でもあります。各種システムを導入することで、業務効率化、省人化、さらに標準化も可能なため、情報共有や業務引き継ぎにおいても大きな価値を発揮してくれます。
②経営情報の可視化により、素早い決断が可能
テクノロジーの進化により、経営に関するあらゆる情報がリアルタイムでデータ化されるようになっています。売上、在庫、原価、利益のお金の動きから、ヒト・モノの動きの把握、分析が可能となるため、企業・経営戦略に必須であるスピード感とデータに裏付けされた的確な判断が下せるようになります。
また各事業部間で遮断されていた情報をすべて一元化できるのも経営上の大きなメリットです。部門間の連携強化により、企業の強み、弱みを把握でき、無駄の削減、機会損失を低減することができます。
「2025年の崖」？ ERPはオンプレミス型からクラウド型へ
基幹システムについて説明をしてきましたが、実は経済産業省が企業に対して、ITシステム（基幹システム）の老朽化に警鐘を鳴らすレポートを発表していることをご存知でしょうか？
2018年9月に発表された「DXレポート」では、「2025年の崖」と表現される日本企業のデジタル化が急務であることが明記されています。
◎経済産業省：DXレポート～ITシステム「2025年の崖」の克服とDXの本格的な展開～（サマリー）
具体的には2020年にWin7のサポートが終了し、2025年には多くの企業で導入されているオンプレミス型の基幹システムのサポートが終了するなど、世界的に基幹システムがクラウド型に移行するなかで、多くの日本企業がその対応に遅れ、莫大な経済損失が生じる可能性が指摘されています。2025年には基幹系システムを21年以上使用している企業が6割と試算されており、下記のようなデメリットが起きると考えられます。
•既存の基幹システムが老朽化しており、当時とはニーズも変化しており対応ができていない
•既存システムの保守運用に人的リソース、コストがかかり、最新テクノロジーの導入が遅れている
•既存の基幹システムが部門最適化で構築したことにより、全社横断的なデータ活用ができていない
•既存システムのメインフレームの担い手が退職・高齢化することにより、技術人材が不足し、既存システムの保守運用にコストがかかる
•独自のカスタマイズの繰り返しと技術人材の不足によりシステムがブラックボックス化し、メンテナビリティが落ちている
•技術人材の不足により、セキュリティリスクが高まる
つまり今後、基幹システム未導入の企業はもちろん、基幹システムを導入済みでもレガシーシステムに依存している企業も大きな変革が迫られているのです。オンプレミス型は自社運用をする必要があるため、継続的に使用していると保守運用に莫大なコストがかかります。そのためオンプレミス型は、中小企業にはコスト・人材面から導入のハードルが高くなっていました。
徐々にクラウド型が主流になってきた現在では、低コストで基幹システムを導入することが可能となっているのですが、多くの企業でその対応が遅れているのが現実です。
基幹システム導入のポイント
現在、オンプレミス型とクラウド型にそれぞれメリットとデメリットが存在します。その点も含めて、基幹システムを導入する際に留意するポイントを紹介します。
●導入の目的を明確にして、社内に周知する
基幹システムを導入するにあたって、まず明確にしなければいけないのは目的です。社内の業務のどこに課題があり、基幹システムを導入することでなにが解決できるのか。この点を精査していなくては、数多くある基幹システムのなかから最適なサービスを選択することはできません。
また全体にせよ、一部にせよ導入後は従業員の業務に変化が起きるため、理解を得ておく必要があります。「導入しただけ」になり、宝の持ち腐れにならないように事前に準備・調査をしておくことが重要です。
●適用範囲や運用形態を決める
上記のポイントと連動しますが、社内全体か部分的に導入するのか、もしくはオンプレミス型かクラウド型かなどの検討も大切なポイントになります。オンプレミス型は、自社サーバーを使用するためセキュリティ面は堅牢ですが、初期コストが高くなることや保守運用、バージョンアップなどを自社で行わなければならないため専門的人材が必要になります。
一方クラウド型は、インターネット上のシステムを利用するため、初期コストを抑えることができ、導入もスムーズです。アップデート、バージョンアップも自動で行われ、インターネット環境さえあればオフィス以外でも利用できる点もテレワークなど昨今の働き方改革とも連動します。導入後の運用やサポート体制についても、社内環境にフィットするサービスを選択する必要があります。
まとめ
基幹システムはクラウド型サービスの普及により、格段に導入しやすくなりました。世界的なデジタル化の波は今後も加速度が増していくなかで、経済産業省も危惧するように日本のデジタルツールを利用した業務効率化は、喫緊の課題です。
まずは自社の課題を冷静に把握して、コスト、運用面、効果を検証した後に導入へと進みましょう。
