支払調書とは、その名称から「仕事に関わる何かの支払いが書類になるらしい」くらいのことは分かるかと思いますが、具体的には何が書かれているものでしょうか。
内容について確認しながら、個人事業主が必要な処理についてもご紹介します。
支払調書とは「法定調書」の一部である
国内で事業を営む者は、規模の大小を問わず「法定調書」を作成しなければなりません。「法定調書」とは、名称の通り、所得税法や相続税法などの法律で定められた資料で、現在では60種類あります。
特に中小事業者の実務では、「法定調書」とは以下のようなものを指します。
1．給与所得の源泉徴収票
役員報酬を支払っていたり、従業員を雇って給与を支払っていたりする場合に作成が必要です。その年内の支払額や天引きした社会保険料、源泉所得税などの情報をまとめた源泉徴収票を作成し、役員や従業員本人に渡さなければなりません。
また、役員・従業員といった役職や年内の支払金額などの条件に応じて、一部の源泉徴収票は所轄税務署にも提出する必要があります。
加えて、源泉徴収票と同様の情報が記載された給与支払報告書を全員分、それぞれが居住する市区町村の役所に提出しなければなりません。市区町村は、提出された給与支払報告書を使って個々人の住民税の計算をするのです。
2．報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書
弁護士や税理士といった士業、プロスポーツ選手、作家やデザイナーなど、源泉徴収の対象となる業種に支払いをしている場合には、基本的に支払先の名称や住所、その年内の支払総額や源泉徴収税額を記載した支払調書を作成し、所轄税務署に提出しなければなりません。
「No.2792 源泉徴収が必要な報酬・料金等とは」（国税庁）
3．不動産の使用料等の支払調書、ほか不動産関係の支払調書
事務所や社宅、貸駐車場の賃料等を同一人に対して年内に15万円超を支払っている場合、貸主の名称や住所、支払賃料を記載した支払調書を作成し、所轄税務署に提出しなければなりません。ただし、貸主が法人の場合には、提出義務がある支払いは権利金や更新料等が対象になります。
そのほか、不動産に関しては不動産の購入時に支払った対価や仲介料についても支払調書を作成しなければなりませんが、「不動産の使用料等の支払調書」の「あっせんした者」欄に記載して提出する場合は、斡旋手数料の支払調書を省略することができます。
世間では「法定調書」・「源泉徴収票」・「支払調書」という3つの言葉が混同して使われていることが少なくありません。それぞれの言葉の関係について、正しく理解しておきましょう。
「No.7441 「不動産の使用料等の支払調書」の提出範囲等」（国税庁）
個人事業主は状況によって支払調書の対応が異なる
実は個人事業主は、状況によって支払調書への対応が大きく異なります。
1．誰も従業員を雇っていない場合
支払調書を作成する義務があるのは源泉徴収義務者に該当する場合です。源泉徴収義務者とは“法人”と「青色事業専従者、アルバイトを含めて賃金給与を支払っている個人事業主」を指します。
つまり1人だけで仕事をしている個人事業主は、源泉徴収義務者に該当しないので支払調書を作成する義務はありません。
また、社員を雇っていないため、当然、源泉徴収票も作成する必要がありません。逆をいえば、もし1人でも従業員を雇った場合には源泉徴収義務者に該当しますので、源泉徴収票や支払調書を作成しなければならなくなります。
2．不動産業者である個人事業主の場合
「源泉徴収義務者に該当すれば支払調書を作成する義務がある」と上述しました。しかし、実は個人事業主の場合には、その作成範囲が限られています。
不動産の使用料等の支払調書やそのほか、不動産関係の支払調書ですが、提出が必要なのは“法人”と「不動産業者である個人事業主」です。
従って、個人事業主は不動産業を営んでいる場合以外は、不動産関係の支払調書は作成の必要がないことになります。
「No.7441 「不動産の使用料等の支払調書」の提出範囲等」（国税庁）
3．不動産業者以外の個人事業主の場合
不動産業者以外の個人事業主については、従業員を1人でも雇ったら、源泉徴収票や報酬の支払調書を作成しなければなりません。
個人事業主は支払調書の提出義務がある？出さないとどうなるかも解説
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支払調書の提出先は税務署
支払調書については、その提出先についても誤解が多いようです。
弁護士や税理士、プロスポーツ選手や芸能関係、作家やデザイナーなどに支払いをしているときには、所定の書式に従って資料を作成し、個人事業主の所轄税務署に提出をします。しかし、提出先は“支払先”ではなく税務署だということを知らない方が少なくありません。
一般的には、支払いを受けた弁護士などに対して支払調書を交付することが商習慣となっているようです。しかし、これはあくまでも任意でやっていることであり、法律で定められた義務ではありません。
実はこの点は、マイナンバーの取り扱いに関わってきます。「支払調書」についてもマイナンバー制度は適用されていて、税務署に提出をする「支払調書」には、支払先の弁護士などからマイナンバーを預かって記載することとなっています。ただし、マイナンバーを記載するのは税務署に提出をする資料だけです。
支払先に任意で手渡す支払調書は、税務署に提出をする資料ではないのでマイナンバーを記載してはいけません。
良かれと思って支払先に交付をしたら個人情報の取り扱い違反をしてしまった、ということにならないように注意しましょう。
「Q1-1 本人へ交付する源泉徴収票や支払調書へマイナンバー（個人番号）を記載してよいですか。」（国税庁）
支払調書の書き方
支払調書をはじめとした法定調書の書き方は、毎年秋口に国税庁ホームページに掲載されます。源泉徴収票や報酬の支払調書については、上述した通り、支払った先の立場や金額によって提出の有無が異なります。
発注者側は「誰に」対して、「どのような内容」で報酬を支払い「いくら源泉徴収を行った」のかを、支払調書の作成に際して明らかにする必要があります。具体的には、以下のような項目を支払調書に記載します。
•支払いを受ける人
•区分（支払い内容）
•細目（案件名・支払い回数など）
•支払金額
•源泉徴収税額
•摘要（消費税に関する記載など）
•支払者
原則、消費税の記載については税込金額を書きます。ただし、消費税が明確に分けられている場合に限っては、消費税分を除いた金額に対して源泉徴収を行うことも認められています。
また、実際に「支払調書」を提出する際には「法定調書合計表」を作成した上で提出をする必要があります。この合計表の作成方法も国税庁ホームページにて記載されているので、作成する際は確認してみてください。
「令和4年 給与所得の源泉徴収票等の法定調書の作成と提出の手引」（国税庁）
支払調書にマイナンバーの記載は必要？
支払調書を作成する方の中で、マイナンバーの記載が必要か疑問に感じている方は少なくないでしょう。
結論からいうと、給与所得者に対する源泉徴収票や税務署に提出する支払調書には、「マイナンバーの記載が必要」です。支払先が法人の場合は法人番号が公開されることになるので確認は不要です。ただし、個人に支払った分の支払調書についてはマイナンバーの記載が必要です。提出する際に慌ててしまわないようにするためにも、支払先にあらかじめ「支払調書に記載するため」と使用理由を明確に伝えてマイナンバー（個人番号）をお伺いし、本人確認を済ませておくようにしましょう。
ただし、支払先に送付する支払調書の写しには、マイナンバーは記載してはいけないルールがあります。記載ができないというのは、個人情報保護法により定められています。誤って記載してしまっていないか、入念にチェックするようにしましょう。
「Q1-1 本人へ交付する源泉徴収票や支払調書へマイナンバー（個人番号）を記載してよいですか。」（国税庁）
支払調書の発行方法
支払調書を発行する方法には、以下の3つのパターンがあります。
1.国税庁のフォーマットを利用
2.エクセルで自作して発行
3.会計ソフトを使って発行
それぞれの発行方法について、詳しく見ていきましょう。
1. 国税庁のフォーマット
支払調書を発行する1つ目の方法は、国税庁のフォーマットをダウンロードして作成する方法です。国税庁のフォーマットは、国税庁のサイトにアクセスすれば誰でもダウンロードができます。各税務署でも用紙の取得が可能です。
ただし、フォーマットは「令和◯年分以後の支払調書」と毎年更新されます。そのため、毎年新たにフォーマットをダウンロードするようにしましょう。
「［手続名］報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書（同合計表）」（国税庁）
2. エクセルで自作して発行
支払調書を発行する2つ目の方法は、エクセルで発行する方法です。
自身でエクセルを活用して支払調書を作成することも可能です。ただし作成する際には、記載項目に漏れがないよう注意しながら作成してください。支払調書の作成数が多い場合、エクセルのデータを管理しておくと毎年の作成が楽になるでしょう。
3. 会計ソフトを使って発行する
支払調書を発行する3つ目の方法は、会計ソフトを使用して発行する方法です。
会計ソフトの中には、支払調書に記載しなくてはいけない源泉徴収税額などを自動入力できるものもあります。自動で入力できる会計ソフトであれば入力や計算の手間を減らせるので、作業の効率化ができます。
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また、確定申告については動画で詳しく解説していますので合わせてご確認ください。
確定申告はもう怖くない！どこよりも分かりやすい書き方入門
支払調書における注意点
支払調書を作成するにあたって、注意するべきポイントは3つあります。
1.発注業務をミスなく行う
2.支払調書作成の仕組みを整える
3.提出しないと「罰則」がある
それぞれの注意点について、詳しく解説していきます。
1. 発注業務をミスなく行う
支払調書を作成する際に注意するべき1つ目のポイントは、日頃の発注業務をミスなく行っておく点です。
せっかく会計ソフトを使っていても、入力している金額が誤っていると、自動で入力される金額も誤ってしまい確認作業に時間を割かなければいけなくなってしまいます。
2. 支払調書作成の仕組みを整える
支払調書を作成する際に注意するべき2つ目のポイントは、支払調書を作成する仕組みを整えておく点です。
仮に支払調書の入力にミスがあったとしても、記録を確認できる仕組みを整えておくことが重要です。紙の書類を保管しているのであれば、必要な書類を探すだけでも時間や手間がかかってしまいます。そこでデータを電子データとして保存しておけば、必要な書類をスムーズに確認できるうえ、保存場所にも困りません。
個人事業主であっても、中には毎年支払調書の作成を行わなければならない方もいるでしょう。このような場合にも、支払調書作成の仕組みをしっかりと整えておくことで、作成や提出の手間を減らせるようになります。支払調書を作成する担当者がいるのであれば、その方の意見も踏まえて支払調書の作成方法や受発注業務の見直しに取り組んでみることをおすすめします。
3. 提出しないと「罰則」がある
支払調書は法定調書の１つであり、提出が義務付けられています。提出が義務であるにもかかわらず、提出を忘れていた場合にはどうなるのでしょうか。支払調書の提出を忘れてしまった場合、所得税法上の罰則が課される可能性があります。国税庁が公表している「源泉徴収のしかた 令和5年版」によれば、以下のように記されています。
給与等の支払を受ける人に支払明細書を交付しなかったり、偽りの記載をして交付（電磁的方法により提供）したりした者は、1年以下の懲役又は50万円以下の罰金に処すこととされています（所法 242条7項）。提出を忘れないよう、計画的に進めるようにしましょう。
まとめ
支払調書は提出が義務付けられている「法定調書」の1つです。
個人事業主であっても、1人でも従業員を雇用した場合のほか、弁護士やスポーツ選手に支払った報酬については支払調書を作成し所轄税務署へ提出しなければなりません。支払先本人へ渡す支払調書の写しの提出はあくまでも任意ですが、税務署への提出は義務です。
支払調書の書き方や必要項目については説明した通りですが、提出の範囲や詳細な書き方は、国税庁のホームページで確認するようにしてください。
毎年作成の作業が必要になる方もいるでしょう。そんな方は、毎年の作業を効率化するためにも支払調書を作成する仕組みを整えておくことをおすすめします。
＜文／ちはる＞
