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【個人事業主必見】領収書の正しい書き方(発行の仕方)、印鑑、保管について

【個人事業主必見】領収書の正しい書き方(発行の仕方)、印鑑、保管について

領収書とは、商品やサービスの売上代金を受け取ったときに、支払い相手に渡す証拠です。

印紙税法上の“金銭又は有価証券の受取書”に該当し、“受取書”、“領収証”、“レシート”はもちろん、請求書や納品書などに“代済”などと記入したものも受取書に当たります。

ここでは、一般的な領収書の書き方と発行上の注意点についてまとめておきます。

個人事業主の領収書の書き方(発行の仕方)について

領収書は、代金支払いの証拠となる書類であると同時に、二重請求を防ぐ役割もあります。

領収書の発行は、代金受取人の義務であり、その記載内容については一定の決まりがあります。

民法486条で「弁済をしたものは、弁済を受領した者に対して受取証書の交付を請求することができる。」と定めています。

そのため、支払人は、代金の支払い時に受取人に対して領収書発行を請求することができます。

つまり、代金受取人は領収書発行の義務があります。

領収書に記載すべき事項は、消費税法で定められた下記の6項目です。

1.書類名(金銭の受取を示す名前)
2.宛名(代金支払人)
3.金額
4.但し書き(何を購入したのか、何に代金を支払ったのか)
5.発行日(受領日)
6.受領人(発行者)

 

各項目の注意点は、下記の通りです。

1.書類名
代金受取の証明書であることがわかるように、“領収書”、“受取書”などと明記します

2.宛名(代金支払人)
上様や(株)などの省略ではなく、正式名称で書きます

3.金額

金額改ざん防止のため、消費税法第30条9項の記載要件に従います

・領収金額の数字の前に「¥」マークや「金」を入れる
・末尾に「也」や「ー(ハイフン)」を入れる
・3桁ごとに「,」を入れる

記入例
① ¥□□□,□□□※
② ¥□□□,□□□−
③ □□□,□□□円也

4.但し書き(何を購入したのか、何に代金を支払ったのか)
代金が何の商品やサービスに対して支払われたのかを書きます。「品代」という表記ではなく、できるだけ具体的に書きます

5.発行日(受領日)
税務処理上、発行日の特定が重要です。金銭を実際に受領した年月日を必ず書きます

6.受取人(発行者)
屋号があれば屋号、個人事業主の個人名、住所、連絡先を書きます
手書きでもゴム印でもかまいません。個人印または屋号印を押印します

5万円以上の領収書には収入印紙が必要

印紙税法の改正により、5万円以上の領収書に収入印紙を貼る必要があります。

収入印紙は、代金受領者が貼ります。収入印紙を貼らないと、必要な収入印紙額面の3倍の金額を徴収されますので、注意しましょう。

収入印紙には割り印が必須

収入印紙の再利用を防ぐために、領収印と同じ印を割り印として押印します。

収入印紙額は支払額によって変動する

印紙税額は、支払われた額が5万円以上、細かく規定されています。

・支払われた額が5万円以上で且つ100万円以下の場合、収入印紙は200円
・支払われた額が100万円を超え且つ200万円以下の場合、収入印紙は400円

200万円以上は、国税庁のホームページで確認ください。
【参考】印紙税額一覧(国税庁)

税抜額が5万円以下でも、消費税額の記載がなければ収入印紙が必要になる場合も

支払われた金額の本体価格が5万円未満の場合は、非課税文書のため収入印紙は不要です。

そのため、内訳で「本体価格49,000円、消費税額3,920円、総額52,920円」と明記すると収入印紙を貼る必要はありません。

しかし、「総額52,920円 消費税額8%」では、消費税額が明らかではないため、課税文書となり、200円の収入印紙が必要です。

税抜価格が5万円を超えなくても、消費税を込めた総額が5万円を超える場合は、内訳を記載するようにしましょう。

個人事業主は領収書にどんな印鑑が必要?

個人事業主の領収書印は、基本的には個人の印鑑で構いません。

屋号をつけている場合は、屋号の角印があると良いでしょう。シャチハタは避けます。

領収書だけでなく、契約書や請求書、納品書にも使用するので、個人使用の印鑑とは別に住所と屋号、代表名のゴム印と事業用の印鑑を作っておくと良いでしょう。

収入印紙に使用する印鑑は、受領者欄に押印します。

収入印紙を貼付している場合は、収入印紙にも同じ印を押印します。

個人事業主が持っておきたい印鑑①角印

屋号や個人名が入った、四角の形をした印鑑です。領収書や請求書に使われ、日常的な事務作業に重宝します。契約書などの重要な書類には後述する「丸印」を使用し、「角印」は使用できない場合が多いので注意しましょう。

また、クライアントによっては請求書や見積書レベルの文書でも、丸印を求められる場合がありますので、指定があった場合はそれに従うようにしてください。

個人事業主が持っておきたい印鑑②丸印

屋号や個人名、もしくはその両方が入った、丸い形をした印鑑です。契約書類など、重要度の高い書類に使用されます。法的にどの印鑑を使用すべきかという縛りはありませんが、個人事業主であっても、角印や丸印を使い分けることで、ビジネス上の信頼感を醸成できます。

印鑑がなくても税務上は有効?

印鑑がない領収書でも、前述した項目が記載されていれば、法的に有効です。

【消費税法で定められている、領収書に記載すべき6事項】
1.書類名(金銭の受取を示す名前)
2.宛名(代金支払人)
3.金額
4.但し書き(何を購入したのか、何に代金を支払ったのか)
5.発行日(受領日)
6.受領人(発行者)

領収書=印鑑が押してあるというイメージがあるかもしれませんが、これは日本の印鑑文化による習慣なのです。6.受領人(発行者)に該当する要素として印鑑が用いられますが、これは印鑑である必要はなく、手書きでも、印刷でも大丈夫です。

個人事業主の領収書の保管方法と期間について

発行した領収書は、個人事業主の支払いの証拠となります。

現金で受領したかどうか分からなくなることもあるので、できるだけ控えを残すことをおすすめします。

月や項目ごとにクリアファイルで保管するのがおすすめ

市販の領収書で写しまたは控えの半券が残るものを選ぶと良いでしょう。

受け取った領収書の保管は、月ごとまたは項目ごとに分けて保管します。

ノートに日付順で貼り付ける方法が一般的ですが、確定申告の際や必要に応じて見直すことができれば良いので、必ずしも貼り付けなくても構いません。

月ごとまたは項目順に分けて、クリアファイルポケットなどに保管することもできます。

確定申告などの際にすぐ取り出せるよう、検索性を高めておくことをおすすめします。1年分をまとめて一つの箱に入れておくことなどは避けましょう。

また、領収書は感熱紙に印字されていることも多いので、印刷面を内側に折り込んだ状態で保管します。後述しますが、7年間は保管しておくものなので、印字面を日光や紫外線に当てない状態にしておくことは重要となります。

7年間保管しておくと安心

((画像:デスクの引き出しが少し開いている画像))

保管期間は、白色申告では5年、青色申告では7年と決められています。

帳簿類はどちらも7年保管が原則なので、合わせて7年間保管すると決めておくと良いでしょう。

【合わせて読みたい】
個人事業主の主帳簿・副帳簿の書き方(付け方)と帳簿の保存(保管)期間について
かさばる領収書、破棄できる? 電子帳簿保存法のスキャン保存について、税理士が解説!

記載条件を整えた領収書を作成しよう

領収書の書き方について知っているようでよくわからない点も多いのではないでしょうか。

経費や税金に大きく関係するので、個人事業主や会社経営者にとって、正しい領収書を受領することは非常に重要です。

取引先との信頼関係を維持するためにも、個人事業主として、きちんと記載条件を抑えた領収書を発行することが大切です。

PROFILE

経営コンサルタント 奥野美代子

外資系の高級消費財ブランドで、日本進出の子会社立ち上げから26年間、マーケティングマネジャーとして、ブランドPR、販売促進、店舗開発、リテール支援を行うなど幅広い経験を持ちます。
独立後は、中小企業診断士とFPのノウハウを生かし、経営者の法人と個人の財務コンサルティングやリスクマネジメント、事業計画策定、マーケティング支援など幅広い支援を行っています。

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