バーチャルオフィスとは、物理的なオフィスを契約するのではなく、住所だけを貸し出すサービスのことです。本記事では、バーチャルオフィスのメリットやデメリット、どんな人にバーチャルオフィスが適しているのかを解説します。
さらに、バーチャルオフィスが利用できない場合や、バーチャルオフィスの料金相場も紹介。
バーチャルオフィスを使えば、コストを抑えて起業できます。記事の最後では、バーチャルオフィス以外の「コストを抑えて起業する方法」も紹介するので、ぜひお読みください。
バーチャルオフィスとは？
バーチャルオフィスのバーチャル（virtual）は、直訳で「仮想的」という意味です。つまり、バーチャルオフィスは「仮想的なオフィス」のことです。
本来オフィスとは、事業を運営するために社員が出勤し、仕事場として利用する場所を指します。
しかし、バーチャルオフィスでは、オフィスとして指定した場所で実際に仕事をすることはありません。自宅やカフェで仕事ができるフリーランスや個人事業主、スモールビジネスの企業などが、本社所在地としてバーチャルオフィスの住所を利用することが増えています。
つまり、バーチャルオフィスとは、実際に仕事をする場所の貸し出しではなく、登録に利用できる住所を貸し出すサービスです。
バーチャルオフィスのメリット
バーチャルオフィスには、下記のようなメリットがあります。
【バーチャルオフィスのメリット】
メリット1：物理的なオフィスよりコストが低い
メリット2：地方在住でも、都心の住所を利用できる
メリット3：オフィスがなくても、本社所在地を名刺やHPに表記できる
メリット4：自宅兼オフィスの場合、自宅の住所を知られずに済む
バーチャルオフィスは、物理的にオフィスを借りるよりも、低価格で利用できます。さらに、実際には地方に住んでいる場合でも、都心の住所をオフィス住所として利用できます。
フリーランスのデザイナーやライターのような、PCとネット環境があれば仕事ができる職業の場合、自宅やカフェで仕事をすることも多く、オフィスの必要性は高くありません。
とはいえ、名刺や会社HP（あるいは個人事業主としての自分のサイト）に、本社所在地やオフィスの住所を記載したい場合など、オフィスの住所が必要になるケースがあります。
自宅住所を本社所在地として記載することも可能ですが、プライバシーの観点から抵抗がある人は少なくありません。バーチャルオフィスを利用すれば、低価格で本社所在地やオフィス住所のみを利用できるため、仕事用の住所として名刺や会社HPに記載ができます。
バーチャルオフィスのデメリット
バーチャルオフィスには、下記のようなデメリットもあります。
【バーチャルオフィスのデメリット】
デメリット1：バーチャルオフィスが利用できない業種もある
デメリット2：書類の保管場所としては登録できない
デメリット3：銀行口座開設や融資が難しいことがある
デメリット4：住所で検索されたとき、他社のHPも表示される
人材派遣業や弁護士・税理士など、特定の許認可が必要な業種では、バーチャルオフィスをオフィスとして登録できない可能性が高いです。
また、社会保険や資金台帳のような書類の保管場所として住所登録すると、書類の保管が可能なのか確認される可能性があります。住所のみを利用しているバーチャルオフィスでは書類の保管ができないため、実際に保管ができる自宅住所などの登録が必要になります。
更に、バーチャルオフィスは物理的なオフィスがないことから、事業の実態が見えづらい点が挙げられます。そのため、物理的な事務所や店舗を構えて事業を行っている場合と比べて、法人としての銀行口座開設や融資の審査は厳しくなりやすいです。
顧客からの信頼面でも、デメリットがあります。バーチャルオフィスでは1つの住所を複数の事業者が利用するため、住所をネットで検索すると、ほかの会社のHPも出てきます。そのため架空の企業ではないか、と顧客に不信感を持たれてしまう可能性があります。
バーチャルオフィスの選び方
バーチャルオフィスを選ぶときは、下記の3つに注意しましょう。
【バーチャルオフィスの選び方】
・運営会社は信頼できる会社か
・コストは適正か
・付随サービスはどのようなものか
物理的なオフィスを持たずに、住所だけを利用できるというバーチャルオフィスの性質上、バーチャルオフィスが詐欺グループに利用されるケースも多いです。自分の借りた住所が、詐欺グループの使っていた住所と同じでは、自分の会社や事業の信頼度に傷を付けてしまうでしょう。運営会社は信頼できる会社なのか、サービス利用者に対してきちんと審査を行っているか、確認が必要になります。
また、物理的な事務所を借りるよりは安いとはいえ、バーチャルオフィスのコストにもばらつきはあります。サービス利用を決める前に、いくつかの会社を見比べてみましょう。
バーチャルオフィスのサービスは、主に住所を貸すことですが、付随してほかのサービスが受けられるものもあります。付随サービスにも目を通して、総合的な納得感の高い会社・サービスを選ぶといいでしょう。
バーチャルオフィスの料金相場
バーチャルオフィスの相場は、都心に近いかどうかによって金額が変わります。
例えば同じ東京でも、大手町のような東京駅周辺の地域では、相場は月額5,000～10,000円程度です。一方、新宿のようなオフィス街として有名な地域では、月額4,000～5,000円程度が相場です。
同様に、横浜など、都心へのアクセスの良い地域も、4,000～5,000円程度のバーチャルオフィスが多い傾向にあります。
バーチャルオフィスのサービス内容
バーチャルオフィスには、住所の貸し出し以外にも、下記のような付随サービスを行っているものがあります。
【バーチャルオフィスの付随サービス】
・電話番号の貸し出し、取り次ぎ
・荷物や郵便物の転送
・会議室の貸し出し
バーチャルオフィスの住所に届いた荷物や郵便物を転送してくれたり、物理的なオフィスの貸し出しはないものの、会議室を一時的に貸し出してくれたりといったサービスもあります。
電話番号も貸し出しを行うバーチャルオフィスでは、電話番号の貸し出しに加え、かかってきた電話の内容を聞き、取り次ぎをしてくれるサービスもあります。
バーチャルオフィスに向いている業種・職種
バーチャルオフィスが適しているのは、在庫や店舗、特定の許認可を必要としない業種です。
フリーランスのデザイナーやライター、コンサルティングやマーケティング関連の仕事などに、バーチャルオフィスの利用は適しています。
住所だけを貸し出すバーチャルオフィスでは、当然、飲食店や小売店のような店舗運営はできません。通販のような在庫を抱える業種も、在庫の保管場所を別に確保しないとならないため、バーチャルオフィスは適さないでしょう。
弁護士や税理士のような、特定の許認可が必要な業種では、書類の保管場所や許認可の取得基準に必要な住所に、バーチャルオフィスを登録できるのかなど、事前に確認をする必要があります。
バーチャルオフィス以外で起業する場合
バーチャルオフィスを利用せずに起業する場合、本社所在地やオフィス住所として登録・記載をするのは、自宅か賃貸オフィスとなるでしょう。
賃貸オフィスは、バーチャルオフィスよりも費用がかかるので、オフィスが本当に必要かどうか、よく検討してください。
カフェやコワーキングスペース など、仕事をできる場所は自宅以外にもたくさんあります。オフィスが不要な場合は、そちらを活用するのも良いでしょう。
しかし、オフィス住所として登録できるのは自宅になります。自宅住所を隠しておきたい場合や、都心の住所を利用したい場合は、バーチャルオフィスの活用がおすすめです。
バーチャルオフィスは信頼できるサービスを選ぼう
バーチャルオフィスは、物理的なオフィスを持つことなく、住所だけをオフィスとして登録したり、自社HPへの掲載などに利用したりできるサービスです。自宅住所を公開せずにオフィス住所の掲載ができることや、地方在住でありながら 都心の住所をオフィスとして掲載できるのも、バーチャルオフィスの大きなメリットです。
しかし、住所だけを利用できるという特性から、バーチャルオフィスが詐欺グループに悪用されることもあります。バーチャルオフィスを選ぶ際は、利用前の審査がしっかりしているといった「信頼できる会社」を選びましょう。
また、店舗や在庫の保管場所が必要ない業種でも、バーチャルオフィスが適していないことがあります。特定の許認可が必要な業種や、より高い社会的信用を確保したい場合は、バーチャルオフィスよりも賃貸オフィスが適しています。
バーチャルオフィス以外にも、起業をするときのコストを抑える方法はたくさんあります。コストを抑えて起業したい方は、下記の記事もお読みください。
起業の仕方とコスト削減の方法を学んでおこう！ 【起業前にやっておきたい５つのこと②】
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＜文／赤塚元基＞
