ITシステムの発展とともに企業の経済活動もIT化が進んできており、企業にとって情報システムは欠かせないものとなっています。その中でも、企業の全体最適化や業務効率の向上を目指す上で特に注目を集めているのがERP（Enterprise Resources Planning）です。
今回は、ERPが生まれた背景、導入するメリットを注意点とともに解説します。
基幹システムとは
良い会社経営を目指すにあたり、「ヒト・モノ・カネ・情報」という資源に関する情報を1つにまとめてスムーズな経営判断を行っていくことは非常に重要です。これを実現するのが基幹システムです。
基幹システムを細分化すると、以下のようになります。
・生産管理システム
・販売管理システム
・在庫管理システム
・受発注管理システム
・財務・会計システム
・勤怠管理システム
基幹システムは、目的ごとに情報を集約するシステムとして活躍した一方で、それぞれのシステム同士が独立して構築・運用されているため、システム間の円滑な連携が取れないという課題がありました。
ERPとは
基幹システムでは、それぞれを管理する部門によって管理の方法に違いが生じていたため、部門間の連携の取りづらさが問題でした。そこで登場したのがERPです。
ERPとは、基幹システムのように独立して構築・運用されているものではなく、これらの基幹システムを統合して運用できるようアレンジしたものです。
基幹システムを統合することで情報を一元管理できるため、経理は経理、人事は人事など部門ごとに行われていた業務を1つのシステムで管理できるようになりました。そうすることによって業務効率化や迅速な意思決定が可能になるほか、内部統制の強化を行うことができるのがERPの特徴です。
ERPを導入するメリットとは
ERPを導入することによるメリットにはどんなものがあるのでしょうか？
主なメリットは以下の3つです。
1.経営判断の迅速化
ERPを導入することで、今までは各部門でしか確認できなかった情報を一元管理できます。会社の全体像を把握できるようになるほか、リアルタイムで確認できるのがメリットです。迅速で最適な判断が必要とされる会社経営では、ERPが重要な存在であるといえるでしょう。
2.経営資源の効率化やコスト削減
利益を増やす方法は収入を増やすか、支出を減らすかのいずれかです。収入を増やすことばかりに目がいきがちですが、安定した会社経営には無駄なコストを抑えることも必要です。ERPを導入すると基幹業務が一元化されるため、基幹業務に携わっていた人を別の部門に回すことができるなど、人材の再分配を行うことにつながり、より効率的な経営体制を構築する手助けとなるでしょう。
3.内部統制の強化
部署や部門ごとに異なる基幹システムを導入していると「前の部署ではこうだったのに」と、管理方法に違いが生じるなど、情報の整合性が取れない場合があります。それに対して、ERPであれば情報の一元管理により整合性が取れているので、内部統制の取れた組織構築に貢献できるでしょう。
ERPを導入する注意点
ERPを会社に導入することによって、経営判断の迅速化、経営資源の効率化やコスト削減、内部統制の強化ができるというメリットがありましたが、何でも導入してしまえばいいというものではありません。
ERPを導入する際には以下の2点に注意が必要です。
1.セキュリティー対策
ERPを導入する際は自社のサーバーシステムかクラウドシステムのどちらかを活用することになります。自社のサーバーシステムにERPを導入する際は、内部や外部からのサーバー攻撃に対処しやすいというメリットがありますが、火災や地震などの災害、システム障害によって大きな損害が生じる可能性がある点がデメリットとなります。
クラウドシステムは外部のサーバーを活用するものであるため、常に外部に情報が置いてあることになります。社内にサーバーを設置していない分、災害などのリスクから情報を守ることができますが、事業者が提供するサービスに依存することでカスタマイズ性が低いという点がデメリットになります。
どちらのサーバーを活用するにしても、セキュリティー対策をしっかり行っていないと、情報漏洩やサーバー攻撃の標的にされてしまうので注意しましょう。
2.導入・運用コストの問題
ERPを導入する場合にはもちろん費用が発生します。永久ライセンスのERPの場合は、最初に一括でパッケージ費用を支払いますが、月々の使用料を支払って使用するERPもあります。「業務効率が上がり内部統制も強化されたけれど、売り上げを圧迫している」という状態では意味がありません。
導入費用のほかに社内環境の整備の費用なども考慮するようにしましょう。
まとめ
基幹システムとは、生産管理システムや販売管理システムなど、各部署や部門で管理されているものですが、横同士の情報共有がうまく機能しないというデメリットがありました。
基幹システムを各部署や部門ごとに管理するのではなく、一元管理できるようにしたのがERPです。
会社にERPを導入することによって、経営判断の迅速化などのメリットがある反面、導入・運用コストの問題などのデメリットがあることを考えると、それらを総合的に考えた上で導入するか決めた方が良いでしょう。