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転職時の必要書類とは?19種類の書類と転職フローを解説

転職時の必要書類とは?19種類の書類と転職フローを解説

「内定をもらい転職が決定したら、あとは有休消化でゆっくりして退職するだけ!」と想像する方もいるかもしれません。しかし、転職の際には退職に入社と、手続きが必要になるフローに苛まれることになるでしょう。退職時も入社時も、たくさんの書類の提出・受け取りが必要になります。転職する際の必要書類にはどのようなものがあるのでしょうか。退職から入社までの間に必要な書類を19点まとめてお伝えします。

そもそも転職のフローとは?

これから転職しようとしている方に向けて、会社を退職する際のフローを説明します。退職日までのフローを頭に入れておきましょう。

2か月前~:退職の意思表示をする

会社に在籍中に転職先から内定をもらったら、今の会社に退職の申告をしなくてはいけません。申告期限のルールは企業によって異なるものの、退職の報告はなるべく早い方が良いでしょう。民法第627条第1項により『2週間前までの申告で退職は可能』とされているものの、仕事の引き継ぎや必要書類の用意もあるため、2ヶ月前までに申し出するのが望ましいです。

1か月前~:退職願の提出、業務の引き継ぎ

退職の1ヶ月前までには、退職願の提出をしましょう。フォーマットは企業ごとに決められたものがある場合が多いです。どのようなフォーマットやテンプレートを使用するのかについては、人事担当者に相談の上、正しいものを使いましょう。

また、この辺りから業務の引き継ぎをします。自分がいなくても業務が滞りなく進むよう、マニュアル化できるものは資料にまとめましょう。引き継ぎには漏れがないよう、注意が必要です。「抜け漏れている要素はないか」を十分に確認し、退職直前に慌てることがないよう余裕を持って進めておくことをおすすめします。

2週間前~:取引先へのあいさつ回り

退職の2週間ほど前から、取引先へのあいさつ周りを行います。特に営業職など、取引先と密に関わりのある部署では、会社ではなく「この人だから」と取り引きしてくれているケースも少なくありません。自分が辞めてしまった後で迷惑をかけないよう、引き継ぎをしてくれる人の紹介をきちんとして、今後の業務に支障が出ないよう細心の注意を払いましょう。

退職当日:必要書類の受け取り、備品などの返却、社内へのあいさつ

退職当日は必要書類の提出や受け取り、備品の返却や社内へのあいさつを実施します。退職では必要書類が多いですが、提出・返却漏れがあると後から出社して提出しなくてはいけなくなることもあるので、必要なものをリストアップしてチェックするなど、注意しましょう。会社で使っていたパソコンなどの機器も返却が必要になります。返却フローを確認の上、正しい部署への返却をお忘れなく。

転職先への入社準備

退職をしたら転職先への入社準備を開始します。入社するのにも必要書類はたくさんあるので「退職時に受け取るはずのもので漏れがないか」「自分で用意するものは全てそろっているのか」を確認しましょう。

退職時、返却する必要書類

退職の際に返却する必要書類を5つ紹介します。これらが退職当日までに提出できないと、後から出社しなくてはいけなくなり、最悪の場合、退職日が遅れることもあります。

1. 身分証明書

転職時の必要書類とは?19種類の書類と転職フローを解説

会社に所属していると、そこの会社員であることを証明するための身分証明書があります。身分証明書は返却する必要書類なので、必ず全てそろえて会社に提出しましょう。会社によって異なりますが、代表的なものは以下の4点です。

・社員証
・入館証
・社章
・IDカード

特に社章を身に付けている場合は、スーツなどに付けっぱなしで帰らないよう、注意しましょう。

2. 名刺

返却する必要書類の中には、名刺も含まれます。「自分の名刺なんだから返却しなくても良いのでは?」と思う方もいるかもしれません。しかし、名刺は「この会社に所属している」という証明になるものなので、残っているものは全て必ず返却しましょう。

3. 通勤定期

通勤定期も返却が必要になる可能性があります。企業によっては給料から定期額を天引きされるケースもあります。どのような対応になるかは必ず確認して返却しましょう。

4. 健康保険被保険者証

病院にかかる際に提示する『健康保険証』も返却する必要書類のひとつです。企業ごとに健康保険組合を組織している場合はその『健康保険証』を、していない場合には全国健康保険協会(愛称『協会けんぽ』)の保険証を返します。

5. その他の書類データ

顧客データ、図面、提案書などの資料やデータが手元にある場合、必ず返却するようにしましょう。企業によっては、社内文書は廃棄するよう決められているところもあります。就業規則や上司の指示に従い、対応を取りましょう。間違ってもデータを持って帰らないよう、注意してください。

退職時、受け取る必要書類

退職時は必要書類の返却だけでなく、受け取りもしなくてはいけません。忘れずに受け取らなくてはいけない必要書類を4つお伝えします。

6. 離職票

離職票とは、雇用保険の失業給付を受けるのに必要な書類です。転職先が決まっているのであれば、失業給付を受ける資格がないので必要にはなりません。しかし退職後に転職活動を予定しているのであれば、失業給付を受けるために『離職票』が必要になるので、必ず受け取りましょう。

転職先によっては『前の会社を退職した証明』として、離職票の提出を求めるケースがあります。入社する際の必要書類に離職票があるようであれば、必ず退職前にもらうようにしてください。

7. 雇用保険被保険者証

雇用保険被保険者証とは、雇用保険への加入を証明する書類です。雇用保険被保険者証は、新卒で入社した企業で手続きを行い、管理してもらいます。転職先の会社で自ら提出し、引き継がなくてはいけないので、必ず受け取るようにしましょう。

8. 源泉徴収票

源泉徴収票には、会社から支払われた総給与額と、会社が代わって納税するために差し引いていた所得税額が記載されています。発行のタイミングは退職時もしくは年末です。転職先の年末調整で必要な書類になるので、必ず受け取れるよう手配しておきましょう。

9. 年金手帳

転職時の必要書類とは?19種類の書類と転職フローを解説

厚生年金加入手続きに必要な年金手帳を会社に提出している場合には、必ず返却してもらわなくてはいけません。2006年からは原本の提出が不要になったため、提出している方は多くないかもしれません。しかし、仮に提出しているのであれば、忘れないよう注意しましょう。

転職先に提出する必要書類

無事に退職でき、転職先で提出を求められる書類にはどのようなものがあるのでしょうか。転職先に提出する必要書類を3つお伝えします。

10. 年金手帳

厚生年金加入手続きをするために、年金手帳の提出が必要です。近年は原本ではなくコピーで対応してくれる企業が増えているものの、企業によっては原本の提出が求められるので、事前に確認しておくと良いでしょう。

11. 雇用保険被保険者証

雇用保険への加入手続きで必要な雇用保険被保険者証も必要です。転職前に勤めていた会社で退職時にもらえる書類なので、入社まで無くさないよう厳重に保管するようにしてください。

12. 源泉徴収票

年末調整で転職前と転職後の給与を合算して手続きすることになるので、源泉徴収の提出が必要です。こちらも雇用保険被保険者証同様、転職前の退職時にもらう書類なので必ず保管しておくようにしましょう。

転職先で記入する必要書類

転職先で入社する際に記入を求められる書類がいくつかあります。記入をすることになるであろう代表的な必要書類を7つ紹介します。

13. 扶養控除等申告書

扶養している家族の有無を申告するための扶養控除等申告書は、転職先で記入を求められます。税金の軽減を受ける際に必要になります。会社から給与を受けている方は必ず提出しなくてはいけないので、扶養家族がいなくても「いない」と記載して提出しましょう。

14. 健康保険被扶養者異動届

扶養家族がいる方のみを対象とした必要書類に『健康保険被扶養者異動届』というものがあります。健康保険の被保険者の家族に氏名変更や入れ替わりがある際、提出が必要になります。

15. 給与振込届出書

給与振込に必要な口座を指定するための手続きに必要な書類です。企業によっては銀行を指定されることもあるので、指定された銀行の口座がない方は開設から手続きをしなくてはいけません。

16. 健康診断書

転職時の必要書類とは?19種類の書類と転職フローを解説

転職時、健康状態を記載した健康診断書の提出を求められるケースがあります。中には指定医療機関での診断結果を義務付けている企業もあるので、どこの病院で診断書を書いてもらわなくてはいけないのか、チェックしておきましょう。

17. 入社誓約書/入社承諾書

転職先の会社に入社する際、入社誓約書や入社承諾書の提出を求められることがあります。会社から指定の書類を渡されるので、内容を十分に確認し、署名・捺印をして提出しましょう。

18. 身元保証書

従業員が何らかの理由で会社に損害を与えた時(不法行為、債務不履行、本人が病気やけがで働けなくなった場合など)に賠償責任を負うことを保証する書類に、身元保証書というものがあります。

法的に必要なものではないものの、提出を求める企業は少なくありません。

しかし、就業規則に『身元保証書を提出すること』『提出がなければ採用しない場合もある』と明記されていて、それを事前に提示されていた場合は、この就業規則に合意したものとみなされ、身元証明書の提出の拒否が採用取り消しになることがあります。

19. 住民票記載事項証明書

住民票記載事項証明書とは『住民票に記載されている項目のうち、申請者が希望する項目のみを記載してもらうことができる書類のこと』です。

労働基準法第107条で「使用者は、各事業場ごとに労働者名簿を、各労働者(日日雇い入れられる者を除く。)について調製し、労働者の氏名、生年月日、履歴その他厚生労働省令で定める事項を記入しなければならない。」と定められているため、企業によっては証明書で確認するのです。

住民票記載事項証明書の提出を求められた場合は記載する項目を確認し、市区町村の役所などで発行してもらい、提出しましょう。こちらも法的拘束力はないものの、原則3ヶ月以内に発行されたものの提出が望ましいです。

転職するまでの間に期間があるなら副業をしてみよう!

転職するためには、退職や入社などの手続きの中でさまざまな必要書類があります。必要書類をなくしてしまったり、提出できなかったりすると、会社に迷惑をかけてしまうこともあります。返却が必要なもの、受け取ったものは厳重に保管するようにしましょう。

会社を退職して転職まで時間があるのであれば、新しい職場への入社までの期間で副業を始めてみてはいかがでしょうか。アントレでは、たくさんの案件の中からあなたにぴったりな案件を紹介してくれるので、限られた期間の中でも自分の能力を最大限に発揮できるでしょう。

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PROFILE


ちはる

大手IT商社でプロダクトプロモーション担当を経て、 WEBコンテンツ制作会社に転職し、ライターとして所属。その後、独立し、現在はビジネス・不動産関連の記事を主に執筆。

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