アポイント調整のコツ【経営者のための仕事術】

ビジネス書著者で商品開発コンサルタントの美崎栄一郎です。仕事術に関する著作をたくさん書いていますが、アントレnet Magazineでは、「経営者のための仕事術」について、実践できるノウハウや考え方をお伝えしたいと思っております。

今回は、アポイント調整がテーマです。

経営者は人と会うことが仕事の1つです。そうなると問題なのは、どう効率的にアポイントを決定していくのか、そのノウハウを経営者目線で考えてみましょう。

アポイントの提示は3択に

アポイントの打診の連絡は3択で出すのが基本です。それも時間も決めた状態がベストです。

11月2日（金）15時〜17時
11月10日（土）10時〜12時
11月12日（月）13時〜15時

のように3つです。

あと所要時間ですね。1時間くらいお時間ください・・・のようにです。

よくあるのは、来週とかざっくりした日程を投げてしまうと、先方から返事が返ってくるまで、他の予定を入れづらくなってしまいます。
ですが、3択の時間指定だけであれば、この時間以外には空けておく必要がありませんから、アポイントの打診を複数同時に進めることができます。相手からの返事が遅い場合でも影響が最小限で、すみます。

忙しい身で、仮の予定がたくさん増えてしまうと、管理が大変ですが、予定表に仮①②③のように記入しておけば、どれかに決まれば、記入した他の予定も修正が入れやすいでしょう。

3種類のアポイントを分ける

いや、3択だと相手に失礼じゃないですかと思われる人は、もう1つアポイント調整のコツを。アポイントには3種類あると思っています。

1）なんとか予定を合わせなければならない最重要案件
2）重要が中程度の案件
3）いつかビジネスに繋がるかもしれない可能性案件

1）であれば、3択だと失礼かもしれませんが、2）くらいの案件が一番多いのではないでしょうか。また、3）の可能性案件も経営者だと多いでしょう。ここからビジネスに繋がるかもしれないので、この案件を多めに入れている人は調整が大変になるかもしれません。

私の場合、2）は3択で、3）の場合は1択くらいしか候補を出しません。そうすれば、他の案件は併行して進めることができますから。
相手からの返事が決まらない状態がたくさんあると、調整ばかりで仕事が進みませんからね。

1）の場合のみ、先方に合わせて、予定をしっかり空けることをやっています。

会食の予約

会食の場合、お店の予約を取るのも店の営業時間内に電話をかけないといけないため、ちょっと面倒だったのですが、忙しい経営者のために最近は、代わりにお店を予約してくれる無料の電話サービスが始まっています。

「ぺこったー」というiPhoneアプリです。LINEで友達になって頼むこともできます。
チャットで頼むだけで、「ぺこったー」の中の人が代わりに電話をしてくれるのです。

1度知ったら、やめられません。

会食が多い方は、会食のお店を何店舗か決めておくと良いでしょう。会食の目的は情報交換などでしょうから、デートではありませんから、同じ店で充分なのです。

アポの調整は「アポのゴール」も同時に考えて

人と会うと時間も拘束されますし、お金もかかります。ですが、チャンスがもらえることも多いから続けているわけです。
ですから、アポの調整のときには、最初からこのアポのゴール、成果を考える習慣をつけたいところ。
そうすれば、準備も進行もばっちりになりそうですよね。

ゴールをイメージして、攻めるのです。

商品開発コンサルタント・ビジネス書作家
美崎栄一郎

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